小森塾塾長 小森広嗣 
アイデアや記録を思いついたとき、とっさに何に書くか、迷っていませんか？
そして、その一瞬の迷いで、記録を断念してしまうことはありませんか？
このような状態は、大切なアイデアを失う、作業がすすまない理由でもあり、とてももったいないことになっています。
このような状態を解決する方法があります！！
自分のルールを徹底しておくこと、環境づくり、普段からメンテナンスの仕組みを作ることです。
僕の場合には、全てをApple環境でデジタル化（完全ペーパーレス）しています。
経営業務、医学情報、付随する膨大なプロジェクトやデータの管理が必要なため、デジタル化が必須でした。10年以上かけて試行錯誤して今の状況に落ち着き、効果がでています。
今回の内容は、管理するプロジェクト、データが多い人に参考になると思います。
具体的にどのように運用しているか公開します。
iCloudを経由して 、iPhone、AppleWatch、iPad、Mac間で全てのデータが同期され、どの端末からでも、同じデータにアクセスできる環境にあります。この同期の環境が完全に利用できるアプリだけを採用しています。
予定
Googleカレンダー
予定が発生すれば、まずはGoogleカレンダーに入力します。手元にある端末のどれからでも入力が可能です。
日記
Dayone
Dayoneは有料サービスなのですが、ログの記録が取りやすく、見直し安いことが課金しても使用している理由です。Apple製品であれば、Mac、iPad、iPhone、AppleWatchの全てで利用できます。
1週間、１か月、1年を振り返ったときに、できたこと、できなかったことがクリアになり、翌年の目標を立てるときの参考に活躍します。
業務資料（スタッフ共有）
Googleドキュメント
共有マニュアル化するときに便利です。
この案件をスタッフと共有しよう！と思った時にすぐに、Googleドキュメントを開き記録していきます。
プロジェクト管理
Todoist→Dynalist
タスク、プロジェクトはTodoistで管理しています。タスクやプロジェクトがでてきたときは、まずは、TodoistのInboxに入れておきます。
Todoistは実際にすべき案件、Dynalistはしたい案件、考察、実行記録を記録します。
Dynalistで思考の整理をして、具体案になれば、Googleドキュメントでマニュアルを作成、ブログ記事となればUlysses、チェックリストになればメモアプリに記録します。
ブログ記事
Ulysses
写真の貼り付けや、ワードプレスへの投稿が極めて楽です！
メモアプリをはじめ他のサービスも検討するのですが、ブログ記事を書くツールとしては最も使いやすいです。
ブログは完全に趣味なので、Ulyssesへの年間サブスク料（年間４４００円）はいってみれば趣味代（娯楽費）となっています。美味しい食事の１回分と思えば問題ないです！
勉強の資料
Craft
文章で記録するデータはCraftがすごく便利です。リンクが貼れるので、自分専用のWikiに成長していっています。
Goodnotes5
PDF、手書きのデータはGN5が素晴らしく優秀です。
PDFでもらった資料でしっかり読みたいものは、GN5に入れて、iPad＋Appleペンシルで線をひきながら読んでいきます！
スキャン資料の保管（アーカイブ）
Evernote
初期の頃は、プロジェクト管理もしていたのですが、データが増えすぎて、最近はスキャンしたPDFを格納しておく、いわばハードディスク保管という位置付けです。
現在も紙データはScanSnapでPDF保存してデータストックをしていますし、一部のプロジェクト管理はEvernoteでも併用しています。
参照資料（覚書、忘備録、チェックリスト）
Apple純正メモ
自分だけが使う忘備録をApple純正メモに記録しています。
ある程度完成したデータといえます。ちょこちょこ確認することが多いデータです。
例えば、旅行にいくときの持ち物チェックリスト、◯◯作業の手順、などルチンで使うものが書いてあります。
（スタッフと共有するようなマニュアルは→Googleドキュメントの方が管理しやすいです。）
ポイント１：目的（役割）に応じて「ツールを使い分ける」ほうが効率がよい
一つのツールで全てをこなそうとすると、データの混在が起きるため、ぐちゃぐちゃしてきて頭の中がもつれてきます。
個人的には、わかりやすさ、シンプルさ、見た目の洗練さも仕事術には大切だと思っています。（1つのツールがよいタイプの方もいると思いますのでこのあたりは思考の好み、強みに応じてだと感じます）
ポイント２：フォルダ名（役割・プロジェクト名）をすべてのツールで一致させておく
例えば、「◯◯プロジェクト」という大項目があれば、Todoist、Dynalist、Googleドキュメント、メモで、プロジェクト名を全て一致させておくことが大事です。
ツールが多くなるリスクは、どこに書いたか忘れるリスクがでてきます。こんな時でも、プロジェクト名が一致していれば、どこかにはある！という確信と実際に、この4つの何処かを探すだけなので、見失うことはありません。
ポイント３：入力ツールは複数あるとよい
iPhone、AppleWatch、Mac、iPadのどれからでも入力できる体制にしておくことです。
ただし、普段から何度も入力練習をしておくことが大切です。
例えば、移動中にアイデアが思いついた時には、AppleWatchのTodoistの画面から音声入力する、という動線を確立しておくことです。
Macの前なら、iPhoneの前なら、iPadなら、、とシミュレーションは大事です。
まとめ
10年以上かけてデジタル管理の仕組みを試行錯誤してきて今の方法に落ち着いてきていますが、良い感じでこなせています。
複数のサービスを利用するメリットは述べた通りですが、一方で、複数の契約が発生するためコストがかかること、また、サービス終了するリスクもあります。
とはいえ、全体としてはデジタル技術の向上は目を見張るものがあり、以前にはサービスが不満だったところも、気づいたら改善されていることも多いです。よいサービスが登場すれば試してみる楽しみもあるといえますね。
忘備録を兼ねて公開しました。ご参考になれば嬉しいです。
音声入力もおすすめです。以下の記事もご参考に！
