Todoistで今やるタスクを3つに絞る マルチタスクを楽しくすすめるコツ

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脳は同時に3つまでが限界!と知る

脳は同時に3つまでしか処理ができないようにできています。

精神科医の樺沢紫苑先生の著書「学び効率が最大化するインプット大全」には、「脳が一度に記憶して処理できる情報は3つまで」と述べられています。

案件が4つを越えると、とたんに脳はモヤがかかってしまうのです。

まずは、この事実を真摯に捉える必要があります。

現実の生活は、そんなレベルは遥かに超えているのです!

実生活、3つのレベルではないのですよね。

常に数2,30個のタスクがあり、いつも頭の中はモヤモヤしています。

そして、膨大な情報の影響も受けながら、常に、選択、判断が迫られいて、脳は過酷な状況にさらされています。

いくら頑張っても、むしろ、頑張ろうとすればするほど、本来の脳の機能が果たせないどころか、パフォーマンスは低下していくばかりです。

今この瞬間にボクの脳内には、

・仕事の中にも複数のプロジェクトがあり、

・それぞれのプロジェクトにも課題、タスクが走り、

・従業員(パートナー)のこと、

・自分の体重が気になり、、

・気になる本が読みたい、

・勉強したい、

・ブログも書きたい、

・『7つの習慣』ファシリテーター活動も大切、

・子どもたちそれぞれの話があり、、

・ネットからは膨大な情報が流れ、、

・あそこに行きたい、美味しそう、

瞬時に10を軽く越えます。

こんな状態だけが続くと、、

脳はショートします!!

頑張っているけれど、楽しくない、、、

やばい燃え尽きる、、

となっていきます。。

実はなりそうだった時代があります。

でも今はボクは楽しい気持ちでこなせている!

欲張りなので、やりたいことは全部やりたいと思っていて、

上に上げたことを同時進行でこなしています。

そして、常に、楽しい、幸せ、充実!がセットでついています。

なぜでしょうか?

1.「ミッション、価値観、役割を決めている」(前提)

『7つの習慣』の軸であり、ミッション、価値観、役割を明確にしています。

人生の目標を決めることは大げさかもしれませんが、自分の心が喜ぶ価値観や方向性は、見いだせるものだと思います。

そして、長期目標(1年おき)、プロジェクト、日々のタスク、へと落とし込むことを徹底しています。

あまり長期な目標は”ぼやける”ので、ミッション、ビジョンに対して、今年は何をする!というくらいにしています。

2.システムの活用!「3つ以外は、すべて外部メモリーに委ねる」

現在、Todoistでプロジェクト、タスク管理をしています。

「役割」「プロジェクト」「タスク」の3つが軸です。

とにかく全てをシステムに吐き出します!

システムが全て覚えてくれるので、あとは忘れるか、追加があれば、ドンドン追記していきます。

現在は、

・大きな役割は5つ

・プロジェクトは50程度

・タスクは300程度

リストに乗っています。

全体を見渡せるのでスッキリします。

3.今日の重要テーマ「膨大なタスクから、今の3つを決める!」

システムから、今の3つを常に決めています。

そうすることで、今に集中できます。

今日の3つ、
今週の3つ
今月の3つ

を決めて集中します。

4.しつこく確認することが何より大切!

忙しくなると、手帳を見る、タスク管理をチェックする、が適当になりがちです。

ついつい、頭の中だけで考え、終わらせよう、終わらせられる?と思い込んでしまうものです。

でも、システムも毎日確認しないと意味がないのです!

前回の記事「Todoistで脳の見える化をしましょう」でも書いています

きっと、頑張れば何とかなるはず、と思うのですが、実際には、うまくいきません。

モヤモヤがモヤモヤを呼び、結局、何から手をつけていいのか分からなくなり、フリーズします。

今でも気を抜くと、こんな状態になります。。

うまく行っていないときは、だいたい、手を抜いてしまっています(反省)。

そして、すぐに修正をかけていきます。

5.人生山あり 谷あり、でもシステム!

いつも楽々かというと、やることも多く、アップアップのことがあるのも事実です。

ただひたすら懸命にこなす場面もあります。

本気で切羽つまったり、息が切れる場面や、焦りも当然あります。

でも、システムがきちんとしていれば、

事前に「何時から何時まで」は「頑張るしかない時間」になると事前に予想しておけます。

分かって切羽つまるのと、突然切羽つまるのとでは、全然違うと思います。

最後に

リアルな世界では、全てキレイにはすすまないと思います。

完璧に全てをこなしたらそれは神の領域です!

普通は不可能です。

それでよいですし、人間らしくて、自然ですよね。

山あり 谷ありの中でも、人生の軸(ミッション)を持ち、システムを活用することで、楽しいし、うまく前進していけると実感しています。

そして、小児科の基本!反復練習です。

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この記事を書いた人

こもこじ

こもこじ

小児科医、経営者、7つの習慣実践会(R)認定ファシリテーター、ブロガー。
医師として20年、小児医療に携わってきました。現在は、開業医として地域のかかりつけ医として活動し、特に子育て、成長の支援に燃えています!ブログを通して、皆さんと明るい未来に向かって、一緒に成長しながら、幸せの輪を広げていきたいと思っています。ストレングスファインダー:未来志向、成長促進、戦略性、達成欲、学習欲。