【デジタル仕事術】TodoistとWorkflowyの連携が最強 タスク・プロジェクト管理の極意とは?

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Todoistはプロジェクト、タスク管理のアプリとしては最強なアプリの一つです。

「たすくま」や「Googleカレンダー」との連携は本当に素晴らしいです。この点だけでもTodoistを一押しにしてもよいと思っています。

しかし、どれだけよいツールとしても、真に効果的に活用していくには、運用のルールをしっかり決めておくことが大切です。

逆に、運用のルールを押さえておかないと、実行すべき大切なプロジェクト、タスクが、その他大勢の「やるかもしれない」「アイデア」とごちゃ混ぜになってしまます。

Todoistは実際に行なっていくタスクとプロジェクトを管理するツールです。

発想を広げることにもTodoistは長けていると感じますが、発送を広げたあとは、今回お伝えする方法で、「やるかどうか未だわかない情報」はきちんと移行することが大切です。

僕は、経営者としての仕事だけで50以上のプロジェクト(定期、都度)を、同時進行で行っていますが、この運用を固めてからは、迷うことが少なくなりました。

Todoistでアイデアをキャッチ

日々の生活の中で、ふと思いついた時に、その「思いつき」を忘れずに記録することが大切です。

頭で覚えておくことはまず不可能で、あの時のなんだっけ、、はアイデアと時間の大きな喪失になります。

この時点では、タスクかアイデアかメモか、まだ行き先がわからないのですが、とりあえず何かに入力しておくことが必要ですが、Todoistをおすすめします。

1. AppleWatchで音声入力

AppleWatchの音声入力が秀逸です。ホーム画面にTodoistを登録しておき、必要時には、すぐに、起動し、音声で入力します。

小声でも十分に、まずまず正確に、文字に変換されます。多少の誤字があっても、あとで見直した時に、修正できればよいのです。

2. iPhoneで入力

iPhoneで入力する場合も、ホーム画面に登録しているので、ほぼロスタイムなくTodoistを起動して、入力を開始できます。もちろん、音声入力をすることもできます。

3. Macで入力

常にTodoistは起動させているので、クイック入力が可能です。

Todoistで入力情報を分析

次は、Todoistで分析をしていきます。

前項で入力した「情報」が「タスク」「アイデア」「プロジェクト」になるのかを検証していきます。

Todoistで、全体を眺めながら、バランスを考えながら、組み替える、調整をすることができるため、アウトライナー選びに迷っている場合には、一度試してみる価値はあります。

この「情報」から他にもアイデアやタスクがどんどん生まれてきますので、Todoist内で展開をしていきます。

実は、Todoistは、階層管理ができるので、アウトライナーとしても便利だと感じる部分です。

一つの「情報」から発想を広げていくことで、新たな「タスク」「アイデア」「プロジェクト」が生まれてくるのは自然でもあり、それをきちんと記録していけるのは素晴らしい仕組みです。

ですので、どんどん思いつくまま、そのままTodoistで展開していきましょう!

Todoistは実際に取り組む作業のみ残す

一通り、Todoistでの思考の発散を行なって、アウトライナー的に整理できたと思います。

そうしたら、最終的に、実際に取り組む、「タスク」「プロジェクト」のみを、Todoistに残します。

残りの、「アイデア」「メモ」「今後やるかも」「やってみたい」という情報はすべて、Workflowyに、カット&ペーストしていきます。

TodoistとWorkflowyの項目を一致させる

基本ルールは、TodoistとWorkflowyには同じ名前の項目「プロジェクト」でトピックをたています。

Todoistで「✅プロジェクトA」ならば、

Workflowyでも、「✅プロジェクトA」

と合わせておくことがポイントです。

Todoistでプロジェクトやタスク(絶対に行う)にならなかった、その他の情報を、Workflowyに一手に引き受けてもらうのです。

新たな、プロジェクトが立ち上がれば、

「✅プロジェクトB」

とします。

Workflowyの役割は?

WorkflowyはTodoistで行っているプロジェクトを管理、記録、発展させる役割を担わせています。

・プロジェクトの進行状況のログ

・次のタスクや新たなプロジェクトの候補生の管理

・アイデアの熟成、発想の場

・Workflowyないで新たなプロジェクトが立ち上がったら、Todoistに、別のプロジェクトとして起動していくことになります。

になります。

まとめ

タスク、プロジェクト管理のコツは、「必ず行う」ものか「不確定」なものかを選別しておくことにつきます。

Todoistに「必ず行う」ものを残し、Workflowyは「不確定」なものを受け入れてもらう、と仕分けることで、すごくスッキリします。

Todoistがよいのは、瞬時に思いついた情報を入力でき、アイデアを熟成させることができることです。

ただし、そのままにしてしまうと、ぐちゃぐちゃのままと言えるので、まだ実行しな情報を、Workflowyに預ける、移動させるという、一手間をかけることがポイントです。

参考になりましたら幸いです!!

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この記事を書いた人

こもこじ

7つの習慣をベースの仕事術(タスク管理、デジタル手帳術、Mac)、幸せな生き方(セルフコーチング)、経営者の学び、子育て、生活の知恵、の情報発信行なっています。

普段は、小児医療、子育て支援を通して日本を元気にすること!!が使命で、地域のかかりつけ医として活動をしています。

また、幸せに生きる輪を広げるため、7つの習慣の実践会(R)を開催しています。

小児科医、経営者、7つの習慣実践会(R)認定ファシリテーター、ブロガー、仕事術、Mac派。

ストレングスファインダー:未来志向、成長促進、戦略性、達成欲、学習欲