【デジタル仕事術】プロジェクトが停滞する３つの理由と解決法

投稿日 2021年10月10日
著者こもこじ
カテゴリー Mac仕事術
カテゴリー仕事術

今回は、複数のプロジェクトを滞りなく進めていくための3つのコツをお伝えします。

複数のプロジェクトに取り組んでいくと、時間経過で、取り残されていくプロジェクトが存在するものです。

僕は経営者として50以上のプロジェクトを常に行なっています。以下の環境づくりを仕組みづくりを徹底してきたことで、物事の波がある中で、心穏やかに淡々とすすめていくことができるようになりました。

１. 現在進行形の「プロジェクト」群が可視化されていない

【問題点１】

例えば、プロジェクトの所在が、手帳の中、机の書類群、メールの中になる、家、職場、と色々な場所に存在してしまっていると、その場、その場にならないとプロジェクトが見えてこない状態がありませんか？

これは、いわば、プロジェクトを頭の中で管理しようとしている状態です。

何だか沢山のプロジェクトを抱えていいる感覚が強くなり、落ち着かない気持ちになるのではないでしょうか。

今取り組んでいるプロジェクトが一覧としてリスト化できていないので、常時モヤッっとした状態に陥りがちです。

沢山抱えているような気持ちは、錯覚している場合も多いと思います。

人間の脳は同時に3つの案件までしか覚えていられないという脳科学データもあるそうです。

今取り組んでいる「プロジェクト」が具体的に「何」を「いくつ」取り組んでいるのか一覧での把握（可視化）できていないので、脳内メモリーをすでに消費してしまい、取り組む意欲が萎えてしまい、先送りパターンに陥ります。

【解決方法１】

✅プロジェクトをリスト化して毎日「目視」できる状態にしておくことです。

僕は、Todoistにプロジェクトを全てリストアップしています。その上で、毎日（朝、夜）で毎回５−１０分くらいかけて確認、追記していきます。

この✅プロジェクト一覧を毎日チェックする「タスク」を作り、たすくまでリピート「タスク」として登録・実行しています。

頭がスッキリします。

2. 現在進行形の「プロジェクト」の資料がすぐに利用できない

【問題点２】

いざ取り組む！と思ったときに、資料どこだっけ？という思考が働く、あるいは、資料を探さなければならないと思ったときに、面倒になり先送りになります。

机のどこかに資料が置いたけど、資料はどこだったかな？、、
メールで依頼案件があった気がする、、メールのどこだったかな？
パソコンのフォルダに◯◯ファイルが作ってあるけど、どのフォルダだった？
文献や書籍を調べたいけど、、

このときに、瞬時に1分以内（できれば数十秒）で必要な資料にパッととどく仕組みがないと、人間の心は時に弱いものなので、瞬時に先送りになります。

【解決方法２】

✅プロジェクト管理ツールに所在を明確にしておく

✅プロ管理ツールから、指定ファイルにリンクを貼る

特に、Todoistでは、プロジェクト名にリンクを貼ることができるので、一発で、例えば「Googleドキュメント」「Workflowy」「Webリンク」へのリンクを貼ることができるので、瞬時に、必要な資料にいくことができます。

毎日少しずつでも、このようなショートカットを積み上げていくと、相当な時間短縮術になります。

3. 各プロジェクトの最新の「進行状況」が把握できていない

【問題点３】

複数のプロジェクトに取り組んでいると、それぞれの進行状況を頭の中で記憶しておくことは難しくなります。

現在A、B、Cプロジェクトに取り組んでいて、今週はAプロジェクトに力を入れて、Aプロジェクトは順調に進んできたけれど、その分、B、Cは停滞します。

それ自体は問題ないのですが、記憶だけでプロジェクトの進行を管理しようとすると、Aに集中や時間をかける時期が続くと、B、Cのプロジェクトの記憶は薄くなっていくものなので、「どうなっていたっけ？」「手をつけるのが億劫になる」という感覚が芽生え、B,Cプロジェクトはそのままフェードアウトするリスクがあります。

例えば、「◯◯を調べる」というプロジェクトがあるとします。記憶や資料の存在だけで管理してしまうと、途中まで調べた記憶はあるけれど、あの資料はどこに残したか？、あのパートはどこまで調べたか？この部分は誰さんに聞いたけど、その内容をどこにメモしたか？、が曖昧になっていき、「まあいいや」「掘り起こすのが面倒」となり、プロジェクトが消滅（やり直し）するリスクがあります。

もう一度となると、あるいは、資料を探すとなると、かなり大きな時間のロスです。