【デジタル仕事術】プロジェクトが停滞する3つの理由と解決法

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今回は、複数のプロジェクトを滞りなく進めていくための3つのコツをお伝えします。

複数のプロジェクトに取り組んでいくと、時間経過で、取り残されていくプロジェクトが存在するものです。

僕は経営者として50以上のプロジェクトを常に行なっています。以下の環境づくりを仕組みづくりを徹底してきたことで、物事の波がある中で、心穏やかに淡々とすすめていくことができるようになりました。

1. 現在進行形の「プロジェクト」群が可視化されていない

【問題点1】

例えば、プロジェクトの所在が、手帳の中、机の書類群、メールの中になる、家、職場、と色々な場所に存在してしまっていると、その場、その場にならないとプロジェクトが見えてこない状態がありませんか?

これは、いわば、プロジェクトを頭の中で管理しようとしている状態です。

何だか沢山のプロジェクトを抱えていいる感覚が強くなり、落ち着かない気持ちになるのではないでしょうか。

今取り組んでいるプロジェクトが一覧としてリスト化できていないので、常時モヤッっとした状態に陥りがちです。

沢山抱えているような気持ちは、錯覚している場合も多いと思います。

人間の脳は同時に3つの案件までしか覚えていられないという脳科学データもあるそうです。

今取り組んでいる「プロジェクト」が具体的に「何」を「いくつ」取り組んでいるのか一覧での把握(可視化)できていないので、脳内メモリーをすでに消費してしまい、取り組む意欲が萎えてしまい、先送りパターンに陥ります。

【解決方法1】

✅プロジェクトをリスト化して毎日「目視」できる状態にしておくことです。

僕は、Todoistにプロジェクトを全てリストアップしています。その上で、毎日(朝、夜)で毎回5−10分くらいかけて確認、追記していきます。

この✅プロジェクト一覧を毎日チェックする「タスク」を作り、たすくまでリピート「タスク」として登録・実行しています。

頭がスッキリします。

2. 現在進行形の「プロジェクト」の資料がすぐに利用できない

【問題点2】

いざ取り組む!と思ったときに、資料どこだっけ?という思考が働く、あるいは、資料を探さなければならないと思ったときに、面倒になり先送りになります。

  • 机のどこかに資料が置いたけど、資料はどこだったかな?、、
  • メールで依頼案件があった気がする、、メールのどこだったかな?
  • パソコンのフォルダに◯◯ファイルが作ってあるけど、どのフォルダだった?
  • 文献や書籍を調べたいけど、、

このときに、瞬時に1分以内(できれば数十秒)で必要な資料にパッととどく仕組みがないと、人間の心は時に弱いものなので、瞬時に先送りになります。

【解決方法2】

✅プロジェクト管理ツールに所在を明確にしておく

✅プロ管理ツールから、指定ファイルにリンクを貼る

特に、Todoistでは、プロジェクト名にリンクを貼ることができるので、一発で、例えば「Googleドキュメント」「Workflowy」「Webリンク」へのリンクを貼ることができるので、瞬時に、必要な資料にいくことができます

毎日少しずつでも、このようなショートカットを積み上げていくと、相当な時間短縮術になります。

3. 各プロジェクトの最新の「進行状況」が把握できていない

【問題点3】

複数のプロジェクトに取り組んでいると、それぞれの進行状況を頭の中で記憶しておくことは難しくなります

現在A、B、Cプロジェクトに取り組んでいて、今週はAプロジェクトに力を入れて、Aプロジェクトは順調に進んできたけれど、その分、B、Cは停滞します。

それ自体は問題ないのですが、記憶だけでプロジェクトの進行を管理しようとすると、Aに集中や時間をかける時期が続くと、B、Cのプロジェクトの記憶は薄くなっていくものなので、「どうなっていたっけ?」「手をつけるのが億劫になる」という感覚が芽生え、B,Cプロジェクトはそのままフェードアウトするリスクがあります。

例えば、「◯◯を調べる」というプロジェクトがあるとします。記憶や資料の存在だけで管理してしまうと、途中まで調べた記憶はあるけれど、あの資料はどこに残したか?、あのパートはどこまで調べたか?この部分は誰さんに聞いたけど、その内容をどこにメモしたか?、が曖昧になっていき、「まあいいや」「掘り起こすのが面倒」となり、プロジェクトが消滅(やり直し)するリスクがあります。

もう一度となると、あるいは、資料を探すとなると、かなり大きな時間のロスです。

【解決方法3】

✅プロジェクト管理のノートを作る

✅プロ管理の最新状況を「毎日確認する」タスクを作り、リピート化する

「何をしたのか?」「どこまでやったんだっけ?」「あとどれくらい?」「他に何をする?」という、「最新のプロジェクトの進行状況」が常に「記録」「モニタリング」できている環境が必須です。

僕は、✅Evernote(もしくはWorkflowy)のノートに1枚のプロジェクトシートを立てて、シンプルに記録していきます。いわば、カルテを書いているような感覚です。

たすくまに「✅Project進行状況を確認&記録」というリピートタスクをいれているので、1日のタイミングがきたら、いわば自動的に「プロジェクト確認」という作業を行うことができます。

このノートを見ればどこまで何を行なって、これから何が残っているかがわかるので、道を見失うことがありません。

まとめ

3つの問題点を解消する隙間をつなぐ「タスク」をいれていくことで、滞りがちなプロジェクトが進するようになります。やる気も必要ですが、仕組みも重要です。

現実の限られた時間の中で、プロジェクトの全貌を常にモニタリングしておくことで、優先順位をつけることもでき、バランスが取れることも可能になります。

ツールをこれと決めたら(夢のツールはない)、一度徹底的に使うことも大切です。そして、毎日のPDCAの中で、マイナー改善を繰り返し、積み重ねていくと、洗練されていきます。

今回の3つの工夫を仕組み化することで、停滞していたプロジェクトが進むきっかけになれば幸いです!

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この記事を書いた人

こもこじ

7つの習慣をベースの仕事術(タスク管理、デジタル手帳術、Mac)、幸せな生き方(セルフコーチング)、経営者の学び、子育て、生活の知恵、の情報発信行なっています。

普段は、小児医療、子育て支援を通して日本を元気にすること!!が使命で、地域のかかりつけ医として活動をしています。

また、幸せに生きる輪を広げるため、7つの習慣の実践会(R)を開催しています。

小児科医、経営者、7つの習慣実践会(R)認定ファシリテーター、ブロガー、仕事術、Mac派。

ストレングスファインダー:未来志向、成長促進、戦略性、達成欲、学習欲