【プロジェクト管理】「タスク」を100%実行するコツ 「タスク名」「タスク粒度」を徹底的にこだわる

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人気のプロジェクト管理ツールに一生懸命「タスク」を登録したけれど、結局「タスク」が先送りされることはありませんか?

タスクが実行できなかったのは、もっと素晴らしい「プロジェクト(タスク)管理ツール」に出会えてないから、とツール探しの旅に出てしまうことはないでしょうか。

実は「タスク名」に徹底的にこだわることが、うまくいく秘訣です。

実行できる「タスク名」でないと、やる気や根性だけでは、実行に至れないものです。

プロジェクト(タスク)管理ツールは自分が好きなもの(デザインとか)を選べばよいと思います。

とにもかくにも「タスク名」が重要です。今回はタスク名のコツについて記事にしました。

うまくいかないタスク名とは

「◯◯の資料作成をする」

「◯◯プロジェクトをすすめる」

これら「タスク名」をみたときに、すぐに行動が起こせるでしょうか?

もし心の中で、

・◯◯についての資料はどこにある?

・どこまでやったのだろう?

・どこから始めるのだっけ?

・あとどのくらいで終わるのだろう?

・まだまだ先が見えない気疲れ

迷う時間、考える時間が必要な「タスク名」だと「先送り」の候補になります。

特に、慣れない「タスク」は、見ればすぐに取り掛かれるくらいに「タスクの粒度」を細かくしておくことが必須です。

タスクの粒度を細かくしていく

タスク名を見た瞬間に、考えないでも行動できるまで「タスクの粒度」を分解しましょう。

とここん「お膳立て」のタスクを作ることです。

・考えないでも手足が動く

・他の人が見ても実行できる

・5ー15分くらいの見積もり

タスク名は説明調、長くてもよい、というのがコツです。

が粒度の目安です。

具体的な「次の行動」まで落とし込む

例えば「〇〇提出書類を作成」には、以下のタスクが隠れています。

僕が実際に行ったタスク群です。

僕は「たすくま」に登録して使用しています。タスクはTodoistで登録し、日付を指定すると、実行当日には「たすくま」に入っています。

<Todoistに登録したタスク名一覧>

・参照資料(マニュアル)を机(左)のキャビネットから取り出す(1分)

(保管場所は机(左)のキャビネット内)

・参照資料を通読する(1回目)(5分)

・参照資料を精読する(2回目)(5分)

・提出用の書類(A、B、C)をピックアップし、クリアファイルに入れる(3分)

・前回提出(使用)した書類をEvernote検索しプリントアウト(3分)

・書類Aを作成(前回資料を参照)(8分)

・書類Bを作成(前回書類を参照)(8分)

・書類Cを作成(前回書類を参照)(8分)

・資料を提出(妻に渡す)

<もっと細かく指定する場合>

・「◯◯提出書類を作成」のためのタスク分解をする

・書類Aを読む

・書類Aを作成

・書類A、B、Cに印鑑を押す(3分)

・書類A、B、Cはクリアファイルに入れて参照資料と一緒に机(左)キャビネットに保管

・Evernoteのプロジェクトシートで進行状況の確認

などです。

※慣れないうちは、すべてタスク(リピート)に登録してしまったほうがよいです。

タイミングがきたら「たすくま」に登場するので、その「パート」をやるだけです。そこには考える作業(要素)は入っていません!

まとめ

「タスク名にこだわる」ことで、ほぼタスクを実行できるようになりました。

かっこよいタスク名でなく、「見れば行動できるタスク名」を考えてみることがコツです。

タスク名は説明するような文章で、長くてよいです。デジタルなので、タスク名の文字数が多くても入力の手間もあまりないです。

とにかくタスク管理ツールにどんどん入れていってみましょう。

最初はしっくりこないかもしれませんが、続けていくと段々、落とし所の粒度がみえてきますよ!

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この記事を書いた人

こもこじ

7つの習慣をベースの仕事術(タスク管理、デジタル手帳術、Mac)、幸せな生き方(セルフコーチング)、経営者の学び、子育て、生活の知恵、の情報発信行なっています。

普段は、小児医療、子育て支援を通して日本を元気にすること!!が使命で、地域のかかりつけ医として活動をしています。

また、幸せに生きる輪を広げるため、7つの習慣の実践会(R)を開催しています。

小児科医、経営者、7つの習慣実践会(R)認定ファシリテーター、ブロガー、仕事術、Mac派。

ストレングスファインダー:未来志向、成長促進、戦略性、達成欲、学習欲